Основные классификационные, информационно-поисковые и учетные справочники на архивные документы организации

Мы продолжаем цикл методических материалов, посвященных организации документов в делопроизводстве и последующем их хранении. Вместе с к.и.н. доцентом, заведующей кафедрой архивоведения ИАИ РГГУ Е.М. Буровой вспоминаем о том, с чего начинается систематизация документов в организации.

Формирование документального и затем архивного фонда документов организации осуществляется в первую очередь посредством номенклатуры дел, а затем уже путем формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел на архивное хранение.

Выписка из номенклатуры дел как оформить

3.4.1.

Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме.

3.4.2. Архив в целях качественного комплектования документами архивного фонда контролирует и оказывает необходимую методическую и практическую помощь службе документационного обеспечения управления в составлении номенклатуры дел.

Процедура составления и утверждения номенклатуры дел

Номенклатура дел — это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Общее назначение номенклатуры — упорядочивание документов организации, формирование их в дела. Процедура составления и утверждения должна проводиться в конце текущего года, а результатом ее проведения является общая (сводная) номенклатура дел организации.

Составляем номенклатуру дел

Статьей 4 Закона Республики Беларусь «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» от 25.11.2011 № 323-З установлено, что государственные органы, иные организации и ИП обязаны обеспечивать в течение установленных сроков накопление, хранение, учет и использование образующихся в процессе их деятельности документов Национального архивного фонда и передачу их в государственные архивы, территориальные (городские или районные) архивы местных исполнительных и распорядительных органов.

Производственный календарь

Корпоративный семинар «Система профессиональных стандартов: готовимся к применению» Реестр принятых профессиональных стандартов, законодательная база.

Подготовка организации к применению профессиональных стандартов.

Кадровые технологии, зависящие от введения профессиональных стандартов. Требования к кадровому делопроизводству в условиях внедрения профстандартов.

Порядок приведения в соответствие наименований должностей в компании с профстандартами и квалификационными справочниками, корректировка должностных инструкций.

Порядок оформления и удостоверения номенклатуры дел

Порядок оформления и удостоверения номенклатуры дел.

Но­менклатура дел составляется по унифицированной форме, кото­рая разработана архивными органами и закреплена в Государст­венной системе документационного обеспечения управления и Основных правилах работы ведомственных архивов. Формы но­менклатур дел организации и структурного подразделения при­ведены в приложениях 4 и 5.

В первой графе проставляют индекс дела, включенного в номенклатуру.

Порядок формирования, подготовки и передачи дел в архив

Подготовка и передача дел в архив осуществляется в соответствии с настоящим Порядком, разработанным в соответствии с федеральным законодательством по вопросам архивного дела, нормативными актами Федеральной архивной службы России, нормативно-методическими документами по документационному обеспечению управления ( ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Как оформить выписку из документа

Довольно часто секретарю приходится оформлять выписки из документов для партнерских организаций, надзорных органов, сотрудников компании и других лиц.

При этом работать приходится с внутренними документами, содержание которых может составлять коммерческую тайну, да и составить выписку не так просто. Разберемся в нашем материале, какие требования к ней предъявляют. Выписка из документации состоит из воспроизведенной части или нескольких частей внутреннего документа, оформленного в письменном виде.