Личное дело: как оформить правильно?

Работодатели часто сталкиваются с вопросами приема на работу сотрудников, оформлением документов, их хранением и учетом. Вместе с тем порядок ведения личных дел установлен исключительно для государственных служащих.

В данной статье мы рассмотрим нюансы формирования личных дел работников, общие положения о личном деле сотрудника, а также уделим особое внимание проблемам конфиденциальности информации и рассмотрим вопросы сформировавшейся судебной практики.

Бесплатный доступ на 3 дня!

Личные дела уволенных государственных гражданских и муниципальных служащих (в отличие от личных дел других категорий работников) не передаются в архив государственного или муниципального органа традиционно через год, после завершения дел в делопроизводстве. Мы сталкиваемся с проблемами, связанными с применением противоречащих друг другу норм действующего законодательства, закрепляющих особый порядок работы с указанными делами.

Как оформить личное дело работника

Личное дело оформляют на каждого работника в течение семи дней с момента приема (то есть после издания прика­за о приеме на работу) и ведут в течение всей трудовой дея­тельности на этом месте работы. Все документы подшивают в папку. На ней указывают фа­милию, имя, отчество работника (строго посередине лице­вой обложки папки), дату принятия на работу (дату, когда заведено личное дело), номер личного дела.

Личное дело работника

В настоящее время личные дела на работников в обязательном порядке в соответствии с Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609 должны быть заведены в государственных (муниципальных) органах власти.

Для других сфер деятельности в нормативных документах нет упоминания об обязанности ведения личных дел. Фактически для большинства организаций это становится делом добровольным. Тем не менее практика показывает, что формирование и своевременное комплектование личного дела на работника приносит много пользы.

Аудит личных дел работников: делаем сами

Ранее мы уже писали об общих положениях внутреннего аудита кадровой документации (см. журнал «Я – специалист по кадрам», 2010, № 12). Основным нормативным правовым актом, регулирующим работу по формированию, ведению и хранению личных дел, является Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденная постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от 26.03.2004 № 2 (далее – Инструкция № 2).

После увольнения работника что делать с личным делом

«Российский бухгалтер» — портал для бухгалтеров, налоговых специалистов, кадровиков, юристов, предпринимателей. Авторитетные эксперты постоянно публикуют актуальные материалы по темам: бухгалтерский учет, налогообложение, НДС, НДФЛ, страховые взносы, кадровое делопроизвоство, начисление отпускных и больничных, компенсации за неиспользованный отпуск, тарифная сетка, прием и увольнение работников, регистрация юридических лиц и их ликвидация, упрощенка (УСН), вмененка (ЕНВД), заработная плата и сотням других.

Ведение личных дел сотрудников

Коллеги, помогите!Возник спор.У нас коммерческая организация.

Веду дела сотрудников следующим образом: завожу отдельную картонную папку, наклеиваю бирку с Ф.И.О. сотрудника и в нее (в папку) складываю все документы начиная от копий документов, предоставленных при приеме на работу и далее по порядку (лист ознакомления с ЛНА, должностная инструкция, ТД, приказ о приеме, Т-2 и т.д.).С бухгалтером возник спор, что такое ведение личных дел сотрудников чревато для организации.

Личное дело — это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности.

Личные дела ведутся на руководителей и специалистов, научных работников, государственных служащих, а также других работников в случаях, определенных законодательством Республики Беларусь.

Формирование, ведение и оперативное хранение личных дел осуществляет кадровая служба организации (специалист по кадрам).

Понятие и ведение личного дела

Трудовое законодательство не регламентирует состав личного дела. Каких-либо требований, предъявляемых к заполнению личного дела, законодательство не предусматривает.

Более того, ведение личного дела работника не является обязательным. Однако личные дела дают возможность кадровой службе организации своевременно учитывать все документы о работнике, которые можно использовать для определения направления карьеры и профессионального роста работника, своевременного предоставления льгот и гарантий.